Новости

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестанут выдавать сотрудникам сертификаты юрлиц. Когда срок действия старых электронных подписей закончится, нужно будет использовать электронную подпись физлица и машиночитаемую доверенность.

Что такое МЧД или электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе,  представителе (уполномоченный работник) и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — электронная доверенность. 

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически. Чего не получится сделать со скан-копией. 

Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП, а далее — ЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.

Сроки введения машиночитаемых доверенностей

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестанут выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлиц. Когда истечет срок действия старых, документы от имени компании нужно будет подписывать сертификатом физлица и прикладывать к ним машиночитаемую доверенность.  

Пока сертификат юрлица действует, сотрудники могут использовать два варианта:

1. Подписывать документы сертификатом юрлица на площадках, которые не перешли на новые правила работы.
2. Использовать подпись физлица в системах, которые принимают машиночитаемые доверенности. Сейчас МЧД  можно использовать в электронном документообороте с контрагентами, ФНС, СФР, Честном ЗНАКе,  ФТС, Федресурсе, ГИИС ДМДК.

После того, как сертификат юрлица перестанет действовать, останется только один способ — сертификат физлица плюс машиночитаемая доверенность. Поэтому откладывать переход на МЧД не стоит. Поскольку в любой момент может измениться состав наделенных полномочиями сотрудников, а получить после 1 сентября 2023 года сертификат юрлица не получится. 

Принципы работы МЧД и содержание доверенности 

Порядок работы с МЧД еще дорабатывается.Ниже расскажем то, что уже известно про машиночитаемые доверенности на данный момент.

Выпуск доверенностей

Руководитель или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого руководитель подписывает МЧД своей электронной подписью  — личная ЭП физлица не подойдет. 

Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).

Отправка и использование доверенностей 

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

• отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет. 
• указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные. Чтобы пользоваться этим способом, информационная система компании должна уметь обращаться к общей базе. 

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить: 

• срок действия доверенности;
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
• электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Источник : КОНТУР